MANAJEMEN PROYEK REKAYASA

(Engineering Project Management)

Halo Teman Teman..

Perkenalkan saya Fitri S.butarbutar,mahasiswa Jurusan Manajemen Rekayasa Fakultas Teknik Industri(FTI),Institut Teknologi Del,Angkatan 2018.

Tulisan Ini dibuat dalam rangka memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen Rekayasa proyek(Engineering Proyek Manajement).

A.    Manajemen Proyek Dan Organisasi.

    1. Manajemen proyek

Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik. Sementara Sifat proyek menunjukkan bahwa proyek memiliki awal dan akhir yang pasti.

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk memenuhi kegiatan  persyaratan proyek.

             2 .Manajemen program

Manajemen Program adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk  memenuhi persyaratan program dan untuk mendapatkan manfaat dan kendali yang tidak tersedia dengan mengelola proyek secara individual.

            3. Manajemen portofolio

Dalam standar portofolio, manajemen portofolio fokus pada peningkatan efektivitas dan efisiensi manajemen proyek dan manajemen program tentang berbagai (multiple) proyek dan program dengan tujuan yang independen.

Komponen inti manajemen portofolio standar adalah:

1.     Menetapkan infrastruktur untuk mendukung proyek dan program;

2.     Menentukan prosedur dan proses manajemen yang digunakan secara terus-menerus untuk proyek dan program;

3.     Koordinasi sumber daya terbatas, dengan menyesuaikan permintaan dan persediaan dan mengoptimalkan alokasi sumber daya yang tersedia.

   Portofolio, program, dan manajemen proyek diselaraskan dengan atau didorong oleh strategi organisasi. Sebaliknya,portofolio, program, dan manajemen proyek berbeda dalam cara masing-masing memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan strategis.Manajemen portofolio sejalan dengan strategi organisasi dengan memilih program atau proyek yang tepat, dengan memprioritaskanpekerjaan, dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan, sedangkan manajemen program menyelaraskan proyek dan programnyakomponen dan kontrol saling ketergantungan untuk mewujudkan manfaat yang ditentukan. 

       Manajemen proyek berkembang dan mengimplementasikan rencana untuk mencapai ruang lingkup tertentu yang didorong oleh tujuan program atau portofolionyamenjadi sasaran dan, pada akhirnya, strategi organisasi. OPM memajukan kemampuan organisasi dengan menghubungkan proyek,program, dan prinsip dan praktik manajemen portofolio dengan pendukung organisasi (misalnya struktural, budaya,teknologi, dan praktik sumber daya manusia) untuk mendukung tujuan strategis. Suatu organisasi mengukur kemampuannya,kemudian merencanakan dan menerapkan perbaikan menuju pencapaian sistematis dari praktik terbaik.

 B.    Proses Manajemen Proyek.

  

1. Project Initiation(Proyek Inisiasi).

Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

    Proses inisiasi proyek meliputi identifikasi proyek-proyek potensial, menggunakan metode yang realistis untuk memilih proyek mana yang akan dikerjakan, kemudian dilanjutkan dengan pembuatan bagan proyek (project charter). Inisiasi proyek diawali dengan memahami organiasi secara menyeluruh atau memahami perencanaan strategis organisasi, dalam rangka menentukan jenis proyek.

 2.Project Planning(Perencanaan proyek)

Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai, berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi sumber daya. Project Planning adalah langkah prosedural dalam manajemen proyek, di mana dokumentasi yang diperlukan dibuat untuk memastikan penyelesaian proyek yang sukses. Dokumentasi mencakup semua tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan rencana tambahan.  Project executing(Pelaksanaan Proyek).

Proses mengkoordinasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menghasilkan produk sesuai target.

3.Project Control(Pengendalian Proyek).

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

4.Project Closing.

Proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

Informasi Proyek

   Sepanjang siklus hidup proyek, sejumlah besar data dan informasi dikumpulkan, dianalisis,ditransformasikan, dan didistribusikan dalam berbagai format kepada anggota tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya. Data proyek adalah dikumpulkan sebagai hasil dari berbagai proses Pelaksana dan dibagikan dalam tim proyek. Data yang dikumpulkan dianalisis dalam konteks, dan dikumpulkan dan diubah menjadi informasi proyek selama berbagai Pengendalian proses. Informasi tersebut kemudian dapat dikomunikasikan secara lisan atau disimpan dan didistribusikan sebagai laporan dalam berbagai bentuk format. Data proyek terus dikumpulkan dan dianalisis selama konteks dinamis dari pelaksanaan proyek.Akibatnya, istilah data dan informasi sering digunakan secara bergantian dalam praktiknya. Penggunaan sembarangan istilah ini dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman oleh berbagai pemangku kepentingan proyek. Pengikut pedoman membantu meminimalkan miskomunikasi dan membantu tim proyek menggunakan terminologi yang sesuai:

 Data prestasi kerja.

Pengamatan mentah dan pengukuran diidentifikasi selama kegiatan dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Contohnya termasuk persentase pekerjaan yang diselesaikan secara fisik, kualitas dan ukuran kinerja teknis, tanggal mulai dan selesai  jadwal kegiatan, jumlah perubahan permintaan, jumlah kerusakan, biaya  aktual, durasi aktual, dll.

Informasi prestasi kerja.

Data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian,dianalisis dalam konteks dan terintegrasi berdasarkan hubungan lintas area. Contoh kinerja informasi adalah status kiriman, status implementasi untuk permintaan perubahan, dan diperkirakan untuk diselesaikan.

Laporan kinerja kerja. 

Representasi fisik atau elektronik dari informasi prestasi kerja disusun dalam dokumen proyek, dimaksudkan untuk menghasilkan keputusan atau mengangkat masalah, tindakan, atau kesadaran. Contohnya termasuk laporan status, memo, pembenaran, catatan informasi, dasbor elektronik, rekomendasi, dan pembaruan.

"Apa saja yang menjadi Project Manajemen Area?"

1.    Project Intergration Management

       Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, mendefinisikan,menggabungkan, menyatukan, dan mengoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam Proses Manajemen Proyek Grup. Dalam konteks manajemen    proyek, integrasi mencakup karakteristik penyatuan, konsolidasi,komunikasi, dan tindakan  integratif yang penting untuk mengendalikan pelaksanaan proyek melalui penyelesaian,berhasil  mengelola harapan  pemangku kepentingan, dan memenuhi persyaratan. Manajemen Integrasi Proyek  termasuk membuat  pilihan tentang alokasi sumber daya, membuat trade-off di antara  tujuan yang bersaing dan alternatif, dan mengelola saling ketergantungan antara Area  Pengetahuan manajemen proyek.

a.     Develop Project Charter

Develop Project Charter adalah proses pengembangan sebuah dokumen yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek.

b.     Develop Project Management Plan.

Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek adalah proses menentukan, mempersiapkan, dan mengkoordinasikan semua rencana anak perusahaan dan mengintegrasikannya ke dalam rencana manajemen proyek yang komprehensif Manfaat utama dari proses ini adalah pusatnya dokumen yang menjelaskan dasar dari semua pekerjaan proyek.

 Manfaat utama dari proses pengembangan project management plan adalah adanya dokumen utama yang menjelaskan dasar dari semua pekerjaan proyek.

c.     Direct and Manage Project Work.

Direct and Manage Project Work adalah proses memimpin dan melaksanakan pekerjaan yang ditentukan dalam proyek rencana manajemen dan menerapkan perubahan yang disetujui untuk mencapai tujuan proyek.

d.     Monitor and Control Project Work.

adalah proses melacak, meninjau, dan melaporkan kemajuan untuk memenuhi

tujuan kinerja yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek.

e.     Perform Integrated Change Control.

proses meninjau semua permintaan perubahan; menyetujui perubahan dan

mengelola perubahan pada kiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan manajemen proyek.

f.      Close Project or Phase.

adalah proses menyelesaikan semua aktivitas di semua Proses Manajemen Proyek

Grup untuk menyelesaikan proyek atau fase secara resmi.

2.    Project Scope Management.

      Perencanaan Manajemen Ruang Lingkup Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proye

 a.Plan Scope Management: Input

      Plan Scope Management adalah proses membuat rencana manajemen lingkup yang mendokumentasikan bagaimana proyek tersebut ruang lingkup akan ditentukan, divalidasi, dan dikendalikan.

        b.Collect Requirements.

      Collect Requirements adalah proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan pemangku kepentingan dan persyaratan untuk memenuhi tujuan proyek.

c. Define Scope.

     Define Scope adalah proses mengembangkan deskripsi rinci tentang proyek dan produk. Manfaat utama dari Proses ini menggambarkan batasan proyek, layanan, atau hasil dengan menentukan persyaratan yang mana dikumpulkan akan dimasukkan dan dikeluarkan dari lingkup proyek.

d. Create WBS.

    Create WBS adalah proses pengelompokan kiriman proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, lebih mudah dikelola komponen.

3.    Project Time Management.

   Project Time Management adalah suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien. Time management plan merupakan tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk atau servis dari proyek.

Ada 7 proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu:

1.     Plan Schedule Management

adalah proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, mengembangkan, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa itu memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana jadwal proyek akan dikelola di seluruh proyek.

2.     Define Activities

 proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan tindakan   spesifik yang akan dilakukan untuk menghasilkan hasil proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memecah paket pekerjaan menjadi aktivitas yang menyediakan dasar untuk memperkirakan, menjadwalkan, melaksanakan, memantau, dan mengendalikan pekerjaan proyek.

3.     Sequence Activities adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek. ItuManfaat utama dari proses ini adalah mendefinisikan urutan logis dari pekerjaan untuk mendapatkan efisiensi terbesar yang diberikan kendala proyek.

• Finish to Start (FS)

Hubungan di mana aktivitas penerus tidak dapat dimulai hingga aktivitas pendahulunya telah selesai.

telah selesai.

• Finish to Finish (FF).

Hubungan di mana aktivitas penerus tidak dapat diselesaikan hingga aktivitas pendahulunya telah selesai.

• Start to Start (SS)

 Hubungan  di mana aktivitas penerus tidak dapat dimulai hingga aktivitas pendahulunya telah dimulai.

• Start to finish (SF)

Hubungan  di mana  aktivitas penerus tidak dapat diselesaikan hingga pendahulunya aktivitas telah dimulai.

4.     Estimate Activity Resources.

Estimasi Aktivitas Sumber Daya adalah proses memperkirakan jenis dan jumlah material, manusia sumber daya, peralatan, atau persediaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.

5.     Estimate Activity Durations.

Estimate Activity Durations  adalah proses memperkirakan jumlah periode pekerjaan yang perlu diselesaikan kegiatan individu dengan sumber daya yang diperkirakan.

6.     Develop Schedule.

Develop Schedule adalah proses menganalisis urutan aktivitas, durasi, kebutuhan sumber daya, dan kendala jadwal untuk membuat model jadwal proyek.

7.     Control Schedule.

Control Schedule adalah proses pemantauan status kegiatan proyek untuk memperbarui kemajuan proyek dan mengelola perubahan pada baseline jadwal untuk mencapai rencana tersebut.

 

 

4.    Project Cost Manajement.

 Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Project Cost Management mempunyai proses:

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu:

1.Plan Cost Management

Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

 2.Estimate Cost

Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek.

 3.Determine Budget

Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.

  4.Control Cost

Proses pemantauan status proyek untuk memperbarui biaya proyek dan mengelola perubahan pada dasar biaya.

5.    Project Quality Manajement.

 

     Mencakup proses dan kegiatan organisasi yang melakukan itu menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang semula dilakukan. Manajemen Kualitas Proyek menggunakan kebijakan dan prosedur untuk diterapkan, dalam konteks proyek,sistem manajemen mutu organisasi dan, jika sesuai, mendukung perbaikan proses yang berkelanjutan kegiatan yang dilakukan atas nama organisasi pelaksana.

a.Plan Quality Management (Proses mengidentifikasi persyaratan kualitas dan / atau standar untuk proyek dan kirimannya dan mendokumentasikan bagaimana proyek akan menunjukkan kepatuhan dengan kualitas Persyaratan).

  b.Perform Quality Assurance (Proses mengaudit persyaratan mutu dan hasil dari

pengukuran kendali mutu untuk memastikan bahwa standar mutu yang sesuai dan definisi operasional digunakan).

c. Control Quality (Proses pemantauan dan pencatatan hasil pelaksanaan kegiatan mutu untuk menilai kinerja dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan).

6.    Project Human Resource Management.

    Mencakup proses yang mengatur, mengelola, dan memimpin proyek tim. Tim proyek terdiri dari orang-orang dengan peran dan tanggung jawab yang ditugaskan untuK menyelesaikan proyek proyek.

•         Plan Human Resource Management (Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek,tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan membuat rencana manajemen kepegawaian).

•           Acquire Project Team (Proses memastikan ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas proyek).

•         Develop Project Team (Proses peningkatan kompetensi, interaksi anggota tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek).

•       Manage Project Team (Proses melacak kinerja anggota tim, memberikan umpan balik,menyelesaikan masalah, dan mengelola perubahan untuk mengoptimalkan kinerja proyek).

 

7.    Project Communication management.

     Mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan tepat waktu dan tepat perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, pengelolaan, kontrol, pemantauan, dan yang terakhir disposisi informasi proyek.

•       Plan Communications Management (Proses pengembangan pendekatan yang sesuai dan merencanakan komunikasi proyek berdasarkan kebutuhan dan persyaratan informasi pemangku kepentingan, dan aset organisasi yang tersedia)
•         Manage Communications (Proses membuat, mengumpulkan, mendistribusikan, menyimpan, mengambil, dan disposisi akhir dari informasi proyek sesuai dengan manajemen rencana komunikasi).
•         Control Communications (Proses pemantauan dan pengendalian komunikasi secara keseluruhan seluruh siklus hidup proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari pemangku kepentingan proyek terpenuhi)

8.    Project Risk Management.

     Manajemen Risiko Proyek meliputi proses pelaksanaan perencanaan manajemen risiko, identifikasi,analisis, perencanaan respons, dan pengendalian risiko pada suatu proyek.

a.     Plan Risk Management (Proses mendefinisikan bagaimana melakukan aktivitas manajemen risiko untuk proyek

b.     Identify Risks (Proses menentukan risiko mana yang dapat mempengaruhi proyek dan pendokumentasian karakteristik mereka).

c.     Perform Qualitative Risk Analysis (Proses memprioritaskan risiko untuk analisis atau tindakan lebih lanjut dengan menilai dan menggabungkan kemungkinan terjadinya dan dampaknya).

d.      Perform Quantitative Risk Analysis (Proses analisis numerik dari efek yang diidentifikasi risiko pada tujuan proyek secara keseluruhan).

e.     Plan Risk Responses (roses mengembangkan opsi dan tindakan untuk meningkatkan peluang dan untuk mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek).

f.      Control Risks (Proses penerapan rencana respons risiko, pelacakan risiko yang teridentifikasi, pemantauan risiko residual, mengidentifikasi risiko baru, dan mengevaluasi efektivitas proses risiko di seluruh proyek).

 

9.    Project Procurement management. 

   Manajemen Pengadaan Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, layanan,atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Organisasi dapat berupa pembeli atau penjual produk,layanan, atau hasil proyek.

Proses Manajemen Pengadaan Proyek yang meliputi:

Plan Procurement Management, Conduct Procurements, Control Procurements, Close Procurements.

10. Project Stakeholder Mangement.

    Project Stakeholder Management merupakan proses untuk. mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, untuk menganalisa harapan stakeholder dan pengaruhnya terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen untuk keterlibatan efektif stakeholder pada keputusan proyek dan eksekusi proyek.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Demikianlah penjelasan singkat mengenai Manajemen Proyek Rekayasa. Mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan artikel ini, saya sangat menerima kritik dan masukan dari pembaca guna meningkatkan kualitas tulisan saya. Semoga bermanfaat, Terimakasih...

Referensi Tulisan:

PMBOOK. (2008).A Guide To The Project Management Body of Knowledge,4th Edition.An Amerika National Standart. ANSI/PMI 99-001-2008.North California,USA